Insikter
Ett ägarlett tillväxtbolag behöver inte alltid en anställd CFO. Bolaget behöver det en CFO levererar: koll på läget, en bild av vad som händer framåt och stöd i de stora besluten. Med bokföringen i ordning, automatiserade rapporter och tillgång till CFO-kompetens när det behövs kommer du långt.
Jag förvånas varje gång någon säger att ett ägarlett tillväxtbolag måste anställa en CFO. Det betyder ju att man tror att man behöver en person till för att få veta sanningen om sitt eget bolag. Jag tror att man ska börja i en annan ände och fråga sig vad en CFO egentligen gör, och vad man vill ha ut av det.
Insikt
En CFO använder siffrorna för att fatta beslut tidigare. Det är skillnaden mot den som håller ordning på dem.
Jag var revisor i nästan fjorton år innan jag blev CFO, entreprenör och bolagsbyggare. En sak jag lärt mig är att en ekonomifunktion består av två delar.
Den första är bokföringen och månadsboksluten. Det är grundstenen och den måste fungera, men det är inte CFO-jobb.
Den andra är att titta framåt. Räcker pengarna? Har vi råd att anställa? Kan vi köpa det här bolaget? Vad händer om fyra veckor, fyra månader eller fyra år? Det är här en CFO gör nytta, med finansiering, affärsmodell och vad besluten gör med ekonomin.
I vårt webbinarium Ekonomi utan CFO brukar jag beskriva ekonomifunktionen som fyra lager:
När ett bolag känner att ekonomin inte fungerar letar man nästan alltid efter felet i det första lagret. Felet sitter oftast i det tredje.
De flesta ägare bryr sig inte så mycket om ekonomi. De bryr sig om beslut. Därför brukar jag börja i besluten och inte i ekonomifunktionen.
| Beslutet | Siffran som avgör | Vanligt svar i dag |
|---|---|---|
| Ska vi anställa? | Fullt belastad kostnad och hur lång tid det tar innan personen drar in pengar | Det känns som att det går |
| Har vi råd att växa 30 procent? | Rörelsekapital per omsatt krona | Upptäcks när kassan tar slut |
| Vilka kunder ska vi ha fler av? | Marginal per kund | Magkänsla |
| Ska vi höja priset? | Rörelsemarginal | Vi vågar inte fråga |
| Vad är bolaget värt? | Återkommande intäkter och hur beroende bolaget är av ägaren | Vet inte |
Fyra av fem svar finns inte i bokföringen. Det är alltså inte ett redovisningsproblem. Det är precis den typen av frågor som den ekonomiska styrningen är till för att besvara, och det är därför de flesta bolag behöver CFO-funktionen även när de inte behöver någon på heltid.
Det tydligaste tecknet är att du saknar koll och inte riktigt vet om det. Här är signalerna jag ser oftast.
Det känns tight när lönerna ska ut, trots att bolaget går med vinst. Vinst och pengar på kontot är inte samma sak, och utan en prognos framåt vet du inte om det blir bättre eller sämre nästa månad.
Ni ligger efter med betalningarna till leverantörer, eller har fått brev från Kronofogden. Det är sällan ett tecken på att bolaget är dåligt, men nästan alltid ett tecken på att ingen planerar kassan.
En månadsrapport som kommer efter den tjugonde beskriver bara det som redan har hänt. Kommer den senast den tionde går den att agera på.
Den frågan har vi ställt till många. Av de över tusen bolag jag fått insyn i kan väldigt få svara på den. De flesta utgår från hur det känns just nu.
En finansiering, ett förvärv, en ny ägare eller en försäljning. Det är i de lägena ekonomin blir avgörande, och det är då det märks om underlaget finns eller om det ska tas fram under tidspress.
Känner du igen två eller fler av dem är det läge att se över hur ni får in den kompetensen i bolaget.
Det första är att bygga ekonomin för det bolag man var, inte för det man håller på att bli. Rutiner som fungerade med tio anställda räcker sällan med femtio, och det märks först när något går fel.
Det andra är att lägga all energi på försäljningen och låta ekonomin följa med. Tillväxt binder pengar i kundfordringar, lager och nya medarbetare innan den ger pengar tillbaka. Som tumregel behöver rörelsekapitalet växa ungefär lika mycket som omsättningen, och de pengarna ska finnas innan intäkterna kommer in.
Det tredje är att vänta med att ta hjälp tills det är akut. Då är alternativen färre och dyrare. Den som tar in rätt stöd medan allt fortfarande går bra kan fatta lugnare beslut, förhandla bättre med banken och växa utan att kassan blir en överraskning.
Mer än man tror, men det syns sällan på en egen rad. Max Enskog, vd för SEVR Solutions, brukar ställa en motfråga när ett bolag säger att de inte har råd med en CFO: ”Hur har ni råd att fatta felaktiga beslut?”
Rätt kompetens kostar självklart pengar. Men kostnaden för att sakna någon som tittar framåt gömmer sig i andra saker. En investering som inte gav det den var tänkt att ge. Beslut som togs på gissningar i stället för på data. En bankförhandling som blev sämre än den behövde bli för att underlaget inte kom fram i tid.
Allt det påverkar resultatet, men det går inte att peka på. Därför underskattas det nästan alltid, och därför ser många ekonomisk styrning som en kostnad snarare än något som betalar sig.
Det är lite som med utvecklare. Med de AI-verktyg som finns i dag kan till och med jag bygga saker själv, och ibland blir det bättre eftersom jag vet exakt vad jag vill ha ut. Samma sak gäller ekonomin.
Har du bokföringen uppdaterad finns det i dag starka verktyg för att bygga en automatiserad rapportstruktur. Resultaträkning, balansräkning och likviditetsrapport kommer till dig utan att någon behöver sitta och plocka ihop dem. Rätt uppsatt får du också insikter som att pengarna tar slut om åtta veckor om ni fortsätter som i dag. Det är precis det de flesta egentligen är ute efter.
Det är inte superkomplicerat att sätta upp och inte superjobbigt att hålla vid liv, om man gör det rätt från början. Sedan tar du in erfaren kompetens i de lägen där du behöver den, som vid en finansiering, ett förvärv eller dialogen med styrelsen.
I praktiken finns det tre sätt att få samma effekt utan att anställa:
Vilket som passar beror på hur mycket som händer i bolaget. Det viktiga är att någon har ansvaret för att titta framåt.
Exemplet är påhittat men typiskt för de bolag vi möter. Ett ägarlett tjänstebolag omsätter 60 miljoner och har vuxit snabbt de senaste åren. Ekonomin sköts av en ekonomiansvarig och en redovisningsbyrå. Bokföringen är i ordning och bokslutet kommer i tid.
Ändå sitter ägaren med samma oro varje månad. Kassan svänger mer än tidigare, och det är svårt att säga varför. Banken har börjat fråga efter prognoser. Och en konkurrent har hört av sig och undrar om bolaget är till salu.
Det första vi gör i ett sådant läge är sällan att föreslå en anställning. Vi börjar med att få fram en likviditetsprognos på tretton veckor och en enkel månadsrapport med fyra tal. Sedan räknar vi lönsamhet per kund, och nästan alltid hittar vi ett par stora kunder som betalar långsamt och ger låg marginal.
Efter några månader ser ägaren kassan framåt, kan svara banken och vet vad bolaget ungefär är värt. Ekonomiansvarig har fått ett tydligare uppdrag, och den erfarna rådgivaren kommer in några dagar i månaden och inför de stora besluten. Ingen ny tjänst har tillsatts, men bolaget har fått det som saknades.
Det intressanta är vad som händer med ägaren. Oron inför löneutbetalningen försvinner nästan direkt, eftersom siffrorna nu visar vad som händer de kommande veckorna. Samtalen med banken blir kortare och mer konkreta. Och frågan från konkurrenten går plötsligt att ta på allvar, eftersom ägaren vet ungefär vad bolaget är värt och vad som skulle höja värdet de närmaste åren. Det är den sortens lugn vi vill att våra kunder ska känna.
Mindre än man tror, men oftare. En styrelse eller en bank vill sällan ha långa rapporter. De vill se att någon har koll och att siffrorna kommer i tid.
En bra grund är samma sida som ledningen får varje månad, kompletterad med en prognos framåt. Lägg till en kort kommentar om vad som har avvikit och vad ni tänker göra åt det. Det är den kommentaren som visar att bolaget styrs och inte bara redovisas.
Prata med banken när det går bra. Då är förhandlingsläget bättre. Håll dem informerade med månads- eller kvartalsrapporter, så är det enklare den dag bolaget behöver mer kredit. Har ni flera bolag i koncernen behöver rapporten dessutom bygga på en koncernredovisning som går att lita på, något vi skriver mer om i artikeln om koncernredovisning.
När bolaget är så stort och komplext att arbetet räcker till en heltid. Det brukar vara när flera av de här sakerna gäller samtidigt:
Under de förutsättningarna blir en egen anställning ofta billigare och bättre än att köpa tiden. Före dem är det sällan så. Många av de ägarledda bolag vi möter, ofta mellan 30 och 100 miljoner i omsättning, klarar sig långt med bra rapportering och CFO-stöd när det behövs.
Du behöver ingen hjälp utifrån för att komma igång. Det här är tre saker vi går igenom i webbinariet och som du kan göra själv.
En likviditetsprognos på tretton veckor. Veckor som kolumner och fyra rader: ingående kassa, inbetalningar, utbetalningar och utgående kassa. Lägg inbetalningen på den dag kunden brukar betala, inte på förfallodagen. Uppdatera varje måndag. Ser du en svacka åtta veckor i förväg finns det fortfarande bra alternativ. Läs mer i vår artikel om likviditet.
Lönsamhet per kund. Ta de tio största kunderna de senaste tolv månaderna och räkna intäkt minus direkta kostnader. Nästan alltid står en mindre del av kunderna för mer än hela resultatet, och några drar ned det.
En månadsrapport på en sida. Fyra tal räcker långt: omsättning mot plan, bruttomarginal, kassa och bokade intäkter kommande kvartal. Klar senast den tionde.
Gör du de tre har du redan gjort en stor del av det första jobbet.
AI och automatiserade rapporter kan ta hand om mycket av det löpande, som att visa var likviditeten är på väg och peka ut avvikelser. Det är en av anledningarna till att färre bolag behöver någon på heltid i dag än för tio år sedan.
Men i stora beslut som finansiering, förvärv eller prissättning behöver du fortfarande någon med erfarenhet att bolla med. Någon som har sett hur det brukar gå och som vågar säga emot. Det är den delen av rollen som inte går att automatisera. Läs mer om var AI gör nytta i vår artikel om AI i ekonomifunktionen.
Många skäms lite för att be om hjälp. Det känns som ett misslyckande, och det förstår jag. Men jag tror inte på att ensam är stark. Ibland räcker det med ett kort samtal för att få en knuff i rätt riktning.
Det är också därför vi startade SEVR. Vi är gamla revisorer och entreprenörer som har suttit i verkligheten och brottats med samma problem som våra kunder. Vi vill att det ska vara enkelt att ha en partner att prata med, och att svaret ska vara ja snarare än kanske. Har vi inte lösningen själva hittar vi någon som har den.
Hela resonemanget går jag igenom i webbinariet Ekonomi utan CFO på YouTube.
Vill du prata direkt med en av oss? Just nu bjuder vi på rådgivning om just ditt bolags utmaningar.
Vi har också byggt en kostnadsfri självskattning, Sevrkollen, av de sju viktigaste områdena i bolagets ekonomi. Var ärlig mot dig själv. Går det bra får du en klapp på axeln. Hittar du problem vet du i alla fall var du ska börja. Första timmens genomgång av resultatet är kostnadsfri.
Vad gör en CFO? En CFO ansvarar för bolagets ekonomiska styrning: prognoser, likviditet, finansiering, prissättning och underlag inför stora beslut. Bokföringen är grunden, men arbetet handlar om vad som ska hända framåt.
Behöver ett ägarlett tillväxtbolag en CFO? Sällan som heltidsanställd. Bolaget behöver det en CFO levererar, framför allt prognoser, likviditetskoll och stöd i stora beslut. Det går att få genom rätt rapportverktyg och stöd när det behövs.
Vad är skillnaden mellan redovisning och CFO-arbete? Redovisningen visar vad som har hänt. CFO-arbetet handlar om vad som ska hända: finansiering, prissättning, investeringar och hur besluten påverkar ekonomin.
Vad är en CFO på deltid? En erfaren person som arbetar några dagar i månaden i bolaget, eller vid behov inför större beslut. Det ger bolaget tillgång till rätt kompetens utan kostnaden för en heltidstjänst.
Vad är skillnaden mellan en interim CFO och en CFO på deltid? En interim CFO arbetar ofta heltid under en avgränsad period, till exempel vid en vakans eller en stor förändring. En CFO på deltid finns med löpande, men bara några dagar i månaden.
Kan AI ersätta en CFO? AI och automatiserade rapporter kan ta hand om mycket av det löpande, som att visa var likviditeten är på väg. Men i stora beslut som finansiering eller förvärv behöver du fortfarande någon med erfarenhet att bolla med.
När ska man anställa en CFO? När arbetet räcker till en heltid, till exempel när bolaget har flera dotterbolag, externa ägare eller förbereder ett förvärv, en försäljning eller en börsnotering.
Vilka är de första tecknen på att ekonomin behöver stärkas? Oro inför löneutbetalningen, sena betalningar till leverantörer och siffror som kommer sent eller inte alls.
Ämne
Lästid
Expert
