Ekonomifunktionen och AI: var tiden går att spara och vad som är människans jobb

Vad gör ekonomifunktionen egentligen?

Ekonomifunktionen gör mer än att bokföra. Ett enkelt sätt att se det är som fyra lager, där varje lager bygger på det förra.

1. Redovisning. Löpande bokföring, moms, löner och bokslut. Det handlar om historik. Nästan alla bolag har det på plats.
2. Rapportering. Månadsrapport, uppföljning och marginaler. Det handlar om nuläget. Många har en rapport, färre har en som någon agerar på.
3. Styrning. Prognoser, likviditet framåt, rörelsekapital, prissättning och investeringsbeslut. Det handlar om framtiden. Det här saknas i de flesta bolag under 100 miljoner i omsättning.
4. Kapital och ägande. Finansiering, bankdialog, förvärv, försäljning och koncernstruktur. Det händer sällan, men avgör värdet när det händer.

Det här är upplägget Sven Cristea går igenom i Sevrs webbinarium Ekonomi utan CFO. När ett bolag känner att ekonomin inte fungerar letar man nästan alltid efter felet i det första lagret. Felet sitter oftast i det tredje.

Det är också här AI blir intressant. Om ekonomifunktionen kan lägga mindre tid i de två första lagren, blir det tid över för styrning.

Var lägger ekonomifunktionen tid i onödan?

I att flytta information och bygga samma rapporter om och om igen. Sällan i de svåra frågorna.

Vår koncernredovisningsspecialist Erik Olmsäter ser det varje vecka. Han beskriver var bolag lägger tid i onödan: ofta i att flytta information mellan olika dokument och skapa presentationer månadsvis. Där finns det väldigt mycket tid att spara genom en effektivisering.

Typiska tidstjuvar i ekonomifunktionen:

• Siffror som kopieras från ekonomisystemet till ett kalkylark och sedan till en presentation.
• Samma månadsrapport som byggs för hand varje månad.
• Avstämningar som görs rad för rad, trots att de flesta rader alltid stämmer.
• Frågor från ledningen som kräver att någon tar fram en ny rapport.
• Underlag som skickas fram och tillbaka på mejl innan bokslutet kan stängas.

Inget av det här är svårt. Det tar bara tid, och det är tid som sällan gör bolaget bättre. Räknar man ihop det blir det ofta flera dagar varje månad, och det är dagar som ekonomifunktionen hellre borde lägga på prognoser, likviditet och att hjälpa ledningen förstå vad siffrorna faktiskt betyder för bolaget.

Vad kan AI göra i ekonomifunktionen i dag?

AI är bra på att strukturera data, ta fram rapporter och göra en första analys. Det är just de uppgifter som tar mest tid i många ekonomifunktioner.

Konkret handlar det om saker som:

• Strukturera data. Läsa in fakturor, kvitton och kontoutdrag och sortera dem rätt.
• Avstämningar. Jämföra bank mot bokföring, eller interna mellanhavanden mellan bolag i en koncern, och flagga det som inte stämmer.
• Rapporter. Ta fram månadsrapporten automatiskt när bokslutet är klart, i samma format varje gång.
• En första analys. Peka ut avvikelser mot budget eller mot förra året, och föreslå vad som kan förklara dem.
• Svara på frågor. Hitta rätt regel eller rätt siffra snabbare, med hänvisning till var svaret kommer ifrån.

Vi använder själva AI på det här sättet, bland annat i vår egen plattform Sevr Insights och i Sevrkollen, där analysen skrivs av AI utifrån svaren och det senaste bokslutet. Rådgivningen görs av människor.

Vad ska människan göra i ekonomifunktionen?

Bedöma. Vad betyder siffrorna, och vad ska bolaget göra härnäst?

Erik säger det så här: det människan fortfarande behöver göra är att bedöma och analysera vad vi ska göra med den här informationen, och vilket som är nästa steg för företaget. Och på ren sevrska: “AI är jättebra när det fungerar som ett hjälpmedel till mänskliga beslut.”

Det betyder att ekonomifunktionen inte blir mindre viktig med AI. Rollen flyttar. Mindre tid läggs på att ta fram siffror, mer tid på att förklara dem, ifrågasätta dem och använda dem för att fatta beslut. Det är just det som är skillnaden mellan en ekonomifunktion som redovisar och en som styr.

Det finns också saker AI inte ska göra på egen hand. Att godkänna utbetalningar, att lämna uppgifter till myndigheter eller att avgöra hur en ovanlig affär ska redovisas kräver att en människa har tittat och tar ansvar.

Varför räcker det inte att köpa ett system?

För att systemet måste passa verksamheten, och de som ska använda det måste veta hur.

Många tror att det räcker att köpa in systemet. Erik beskriver hur man samtidigt måste tänka på att systemet faktiskt är anpassat för verksamheten, och att de som ska använda det får utbildning i vad systemet kan göra och hur man använder det löpande.

Vi ser ofta samma sak hända. Ett nytt system köps in med höga förväntningar. Det sätts upp med standardinställningar. Ingen får riktig utbildning. Efter ett halvår gör ekonomifunktionen ungefär som förut, med ett extra steg. Och så drar man slutsatsen att AI inte fungerar för just er.

Det är där uttrycket a fool with a tool kommer in. Verktyget är sällan problemet. Det är hur det används.

5 sätt att spara tid i ekonomifunktionen

Här är fem saker som ger effekt, i den ordning vi brukar ta dem.

1. Kartlägg var tiden går

Erik börjar alltid med två frågor. Var spenderar ni mest tid i dag? Och vilka uppgifter är repetitiva och görs ofta? Skriv ner en vanlig månad, uppgift för uppgift, med ungefärlig tid. Svaren visar var det finns mest att vinna.

2. Automatisera flytten av data

Varje gång en siffra kopieras för hand finns det en risk för fel och en kostnad i tid. Börja med de flöden som görs oftast: från ekonomisystemet till månadsrapporten, från banken till bokföringen, från dotterbolagen till koncernen.

3. Följ färre nyckeltal

Det mest överskattade i ekonomibranschen just nu, enligt Erik, är att följa upp en massa KPI:er som egentligen inte gör verksamheten starkare. Vi brukar hjälpa bolag att hitta fyra eller fem som betyder något. Det sparar tid både för den som tar fram rapporten och för den som läser den.

4. En månadsrapport på en sida

Fyra tal räcker långt: omsättning mot plan, bruttomarginal, kassa och bokade intäkter kommande kvartal. Kommer den senast den tionde i månaden går den att agera på. En rapport som kommer efter den tjugonde beskriver mest det som redan har hänt.

5. Anpassa systemet och utbilda användarna

Lägg lika mycket tid på att anpassa och lära ut systemet som på att välja det. Utse någon i ekonomifunktionen som äger verktyget och som kollegorna kan fråga.

Hur vet man vilka nyckeltal som är värda att följa?

Ett nyckeltal är bara värt något om någon gör något annorlunda när det förändras. Annars är det bara en siffra i en rapport.

Det är lätt att förstå hur rapporterna blir långa. Varje gång någon har en fråga läggs ett nytt nyckeltal till. Efter några år vet ingen längre vilka siffror som spelar roll, och ledningen läser rapporten utan att agera på den.

En enkel övning till nästa månadsrapport: gå igenom varje nyckeltal och fråga er om ni någon gång har fattat ett beslut utifrån just den siffran. Om svaret är nej, behöver den vara med?

Vilka fyra eller fem det blir skiljer sig mellan bolag. I ett konsultbolag är beläggning och debiteringsgrad ofta viktiga. I ett handelsbolag lagerdagar och bruttomarginal per produktgrupp. I en koncern resultatet per bolag. Frågan är alltid densamma: vilka siffror leder till beslut?

Hur börjar man med AI i ekonomifunktionen?

Smått. Välj ett flöde, testa det i en eller två månader och utvärdera innan ni tar nästa steg. En pilot med ett par personer som vill testa ger mer än en stor utrullning som ingen riktigt äger.

Ett förslag på ordning:

1. Kartlägg tiden i ekonomifunktionen under en vanlig månad.
2. Välj den uppgift som tar mest tid och är mest repetitiv.
3. Testa ett verktyg eller en automatisering för just den uppgiften.
4. Mät tiden igen efter två månader.
5. Använd den frigjorda tiden till styrning: prognoser, likviditet och analys.

Den sista punkten är den som oftast glöms bort. Om tiden som sparas bara fylls med mer av samma sak blir ekonomifunktionen snabbare, men bolaget får inte bättre underlag för sina beslut.

Ett exempel: en månad i ekonomifunktionen före och efter

Ett påhittat men typiskt exempel. Ett bolag med 60 miljoner i omsättning har en ekonomifunktion på två personer. Före förändringen ser månadsbokslutet ut så här:

• Bankavstämningar görs rad för rad, en hel dag.
• Månadsrapporten byggs för hand i ett kalkylark och klistras in i en presentation, ungefär två dagar.
• Rapporten innehåller 35 nyckeltal och är klar runt den tjugonde.
• Ledningen ställer följdfrågor som kräver nya uttag, ytterligare en dag.

Efter ett halvår med en enkel automatisering och en ny rapportmall:

• Bankavstämningen sker automatiskt och ekonomifunktionen tittar bara på de rader som inte stämmer.
• Månadsrapporten tas fram direkt ur systemet, med fem nyckeltal på en sida.
• Rapporten är klar senast den tionde.
• Den tid som frigjorts används till en likviditetsprognos på tretton veckor och en genomgång av lönsamhet per kund.

Ingen har slutat och ingen jobbar mer, men ekonomifunktionen har gått från att mest beskriva historik till att faktiskt hjälpa ledningen att styra.

Hur ser en modern ekonomifunktion ut?

Den är liten, snabb och tittar framåt. I ett ägarlett bolag med 30 till 100 miljoner i omsättning består ekonomifunktionen ofta av en eller två personer, plus en redovisningsbyrå eller konsulter vid behov.

Det som skiljer en modern ekonomifunktion från en traditionell är sällan antalet personer. Det är hur tiden fördelas. I en traditionell ekonomifunktion går det mesta av tiden till redovisning och rapportering. I en modern går en större del till styrning: prognoser, likviditet, prissättning och underlag inför stora beslut.

Det kräver tre saker. Ordning i grunden, så att siffrorna går att lita på. Automatisering av det repetitiva, så att tiden räcker till. Och någon som har ansvaret för att titta framåt. I mindre bolag är det sällan en heltidsanställd CFO, utan en CFO på deltid eller en specialist som kommer in inför större beslut.

När behöver ekonomifunktionen växa?

När bolaget växer snabbare än ekonomifunktionen hinner med, eller när nya frågor dyker upp som ingen i bolaget har gjort förut.

Några typiska lägen:

• Bolaget gör sitt första förvärv och blir en koncern.
• En ny ägare eller investerare kommer in och vill ha annan rapportering.
• Banken ställer krav på prognoser och nyckeltal.
• Bolaget växer kraftigt och kassan börjar bli tight trots att resultatet är bra.
• Ekonomichefen slutar och all kunskap sitter i hens huvud.

Det är inte alltid rätt svar att anställa. Ibland är det bättre att automatisera, ibland att ta in en konsult under en period och ibland att köpa CFO-stöd några dagar i månaden. Vi brukar börja med att utmana behovet. Max Enskog, vd för SEVR Solutions, brukar ställa en motfråga till bolag som säger att de inte har råd med en CFO: hur har ni råd att fatta felaktiga beslut?

Vill du se hur de fyra lagren i ekonomifunktionen hänger ihop, och vad en CFO gör som bokföringen inte gör, finns hela webbinariet med Sven Cristea på Sevrs YouTube-kanal. Du kan också läsa vår artikel om CFO-funktionen.

Vad händer med rollerna i ekonomifunktionen?

De flesta som arbetar med ekonomi i dag kommer att göra något annat om några år, men i samma roll. Den som i dag lägger halva månaden på avstämningar och rapporter kommer att lägga mer tid på analys, prognoser och samtal med ledningen.

Det ställer nya krav. Det räcker inte längre att kunna bokföra rätt. Man behöver också kunna förklara vad siffrorna betyder för någon som inte är ekonom, och våga säga till när något ser fel ut. Det är förmågor som går att träna, och som blir mer värda ju mer av det rutinmässiga som automatiseras.

För den som leder ett bolag är det en möjlighet. En liten ekonomifunktion som har tid att tänka kan göra mer nytta än en stor som bara hinner med bokslutet.

Vilka risker finns med AI i ekonomin?

De största riskerna handlar om kvalitet, ansvar och sekretess.

• Dålig data in ger dåliga svar ut. Om bokföringen inte är i ordning blir AI:ns rapporter och analyser inte heller det.
• Ingen kontrollerar resultatet. AI kan ha fel, och ibland med stor säkerhet. Någon med rätt kompetens måste titta på det som går vidare till ledning, styrelse eller myndigheter.
• Känslig information. Löner, kunddata och affärshemligheter ska inte matas in i verktyg som inte är godkända för det.
• Beroende av en person. Om bara en person förstår hur automatiseringen fungerar har ni bytt ett sårbart kalkylark mot en sårbar process.

Inget av det är ett skäl att avstå. Det är skäl att börja med ordning i grunden och att låta människor äga besluten.

Börja med en ärlig koll

Vill du se hur ekonomin står sig, och var det finns mest att hämta? Sevrkollen är vår kostnadsfria finansiella hälsokoll. Den tar cirka tio minuter. Analysen skrivs av AI utifrån dina svar och senaste bokslutet, och rådgivningen görs av människor. Första timmens genomgång av resultatet med en av våra specialister är kostnadsfri.

Starta Sevrkollen

Har ni flera bolag i koncernen är vår artikel om koncernredovisning ett bra nästa steg. Och om pengarna på kontot inte följer resultatet, läs om likviditet.

Vanliga frågor om AI och ekonomifunktionen

Kan AI ersätta ekonomer? AI kan ta över mycket av struktureringen av data, avstämningarna och framtagningen av rapporter. Bedömningen av vad siffrorna betyder och vad bolaget ska göra behöver fortfarande en människa.

Var ska man börja med AI i ekonomifunktionen? Kartlägg var mest tid läggs och vilka uppgifter som är repetitiva. Det brukar vara att flytta data mellan dokument och att bygga samma rapporter varje månad. Börja med en pilot på ett flöde.

Vad kan AI göra i redovisningen? Läsa in och sortera underlag, stämma av bank mot bokföring, ta fram rapporter automatiskt och peka ut avvikelser. Allt som går vidare till ledning eller myndigheter ska kontrolleras av en människa.

Varför räcker det inte att köpa ett nytt ekonomisystem? Systemet måste anpassas till verksamheten och användarna behöver lära sig att använda det i vardagen. Annars händer inte särskilt mycket.

Hur många nyckeltal behöver ett bolag följa? För den ekonomiska uppföljningen räcker ofta fyra till fem, så länge de är valda för att leda till beslut.

Vad ingår i ekonomifunktionen? Redovisning, rapportering, styrning samt kapital och ägande. De flesta bolag har redovisningen på plats, medan styrningen ofta saknas.

Hur stor behöver ekonomifunktionen vara? Det beror på bolagets storlek och komplexitet. I ägarledda bolag med 30 till 100 miljoner i omsättning är det vanligt med en eller två personer, kompletterade med redovisningsbyrå, konsulter eller CFO-stöd vid behov.

Behöver vi en CFO för att använda AI i ekonomin? Nej, men någon behöver äga frågan om vilka siffror som ska tas fram och vad de ska användas till. I mindre bolag löses det ofta med en CFO på deltid eller en specialist som kommer in inför större beslut.

Vilka är riskerna med AI i ekonomin? Dålig data, att ingen kontrollerar resultatet, att känslig information hanteras fel och att bara en person förstår hur automatiseringen fungerar.

Experterna i artikeln

Erik Olmsäter arbetar med koncernredovisning och AI på SEVR och hjälper bolag att hitta var ekonomifunktionen kan spara tid.

Sven Cristea är koncernchef och huvudägare i SEVR och håller webbinariet Ekonomi utan CFO.

Max Enskog är vd för SEVR Solutions och var auktoriserad revisor 2012 till 2022. Han hjälper kunder att förstå sin finansiella data och att frigöra tid så att de kan göra det de är bäst på.